5 Langkah yang Saya Siapkan ketika Audit

Akhir bulan ini tempat institusi saya bekerja akan ada audit management system. Audit kali ini bukan dari badan sertifikasi, akan tetapi audit dari customer. Nah tentunya tingkat stres nya pun berbeda dengan audit badan sertifikasi. Karna disana banyak faktor yang dapat terdampak jika audit tidak sesuai dengan harapan. Bukannya menganggap enteng audit sertifikasi akan tetapi 'sense' nya sungguh berbeda. Istilahnya kelangsungan keberadaan kita disana bergantung pada hasil audit. *ini agak serem juga sih bahasanya, hehe*

Agar hasil audit sesuai dengan harapan tentunya kita perlu persiapan yang matang. Untuk itu, kali ini saya ingin sedikit sharing mengenai langkah-langkah yang saya lakukan ketika ada audit. Saya merumuskan dalam '5 Tahapan Persiapan Audit'. 

1. Read. Bagi saya ini merupakan tahapan yang paling penting yang perlu kita siapkan ketika audit. Wajib bagi kita untuk membaca terlebih dahulu standard/guideline/manual/modul yang akan diaudit. Jika audit dari customer kita, biasanya poin-poin yang akan diaudit akan diberitahukan sebelumnya. Kendala yang paling umum saya temui adalah kita malas baca panduan tersebut. Entah dengan alasan pasalnya yang banyak ataupun merasa PeDe karena sudah sering diaudit. Meskipun begitu, disini tugas kita tetap wajib untuk mempelajari panduan tersebut agar kita memahami apa saja yang menjadi concern audit tersebut. 
2. List. Setelah membaca panduan/modul audit, biasanya saya melanjutkan menyusun poin-poin dokumen atau requirement yang diperlukan. Apakah memerlukan prosedur/instruksi kerja/form? Dengan langkah ini maka mempermudah saya untuk mengetahui prosedur apa yang diperlukan terkait pasal yang diminta. 
3. Check. Langkah ketiga ini yakni cek kesesuaian dokumen terhadap pasal-pasal audit. Dari sini kita juga mengetahui kekurangan kita. 
4. Revise. Revisi..Revisi..Revisi. Setelah mengetahui kekurangan terhadap pasal audit, maka langkah selanjutnya adalah lakukan revisi terhadap prosedur tersebut. Usahakan sesuaikan dengan persyaratan audit yang diminta. Jangan sampai ada poin yang terlewat. Karena pengalaman saya ketika audit, 1 kata yang tidak ada pun bisa jadi temuan - bisa temuan minor/major tergantung pasal audit mana yang terlewat. jadi penting untuk revisi sesuai dengan pasal audit tersebut. 
5. Compile. Ini langkah terakhir setelah kita lakukan 4 tahapan sebelumnya. Meskipun tampaknya sepele, tapi ini seringkali terlewat untuk tidak menyusun dokumen yang sudah direvisi. Pastikan dokumen tersebut sudah update dengan catatan historical prosedur sebelumnya tetap ada. Hal ini penting memiliki catatan revisi setiap dokumen dikarenakan memang termasuk dalam pasal audit. 

Itulah langkah-langkah yang biasanya saya lakukan ketika menjelang persiapan audit. FYI audit yang saya persiapkan adalah clue nya termasuk dalam GFSI. hehe. Semoga sedikit membantu bagi yang bingung untuk persiapan audit. Jika ada yang ingin sharing dan discuss terkait audit, feel free kok. Terima kasih!