How I Manage My Inbox Email

What do you feel when you start your day by checking email and you receive dozens of messages in your inbox? Tired? frustrated or ready to read all of them?

If the question is dedicated for me, I will say I do not have enough energy to read all inboxes. I believe this feeling is occurred not only for me but also for many working people.

At the first time I work, I never manage my inbox. I feel that I shall reply all messages as soon as possible. Because I think they are important and urgent. So I do not have specific reason to postpone them.

Slowly but surely, I realize that what I do is ineffective and not efficient. Because I never can stop to receive email. Then as you can imagine, my full time working is fully dedicated for just replying and reading inbox.

I do not have much time for ‘deep work’. I cannot complete my daily task on time. As a result, I must do my assignments at home. If you have the same condition like me, this is the bad sign for our life balance.

Time Management

The first thing that we should realize is when the best time to read email. This is important for us to save our energy and focus not only on reading inbox.

If you spend a half your working time, let’s say four hours just for check and read email, it will be a big problem. Unexpectedly, you will feel under pressure for urgent and important task. Because your time to do is limited.

On the contrast if you have less time to read email, you will miss for urgent task. Because you just read quickly for every inbox without deep understanding. In addition, your inbox lead more message every day from a dozen, a hundred to a thousand.

From my experience so far, this is the common problem that every people face in the work life. To deal with this issue, we need to manage reading and replying email properly.

So, the question is what is the ideal time to check email? Let me share my experience what I did right now.

Basically I divide into three times to check, read and reply email. They are in the morning, in the afternoon after lunch and before go home.

This is the morning routine activity that I do to start working. It is around from 8 a.m to 9 a.m. I usually prioritize the received email at last night.

After that I close my email app then I will recheck after lunch. This is the second time for me to check my email inbox. I read and reply for every email that receive from 9 a.m to 12 p.m.

The last time I read email is prior to go back home. The reason is I just make sure there is no urgent task that I should complete by today. If there is no urgent task, I can postpone to reply on tomorrow morning.

In addition, each time I usually allocate an hour to do. But this is not exact time. We can still change the allocation depend on the workload and the number of received messages in the inbox.

Email Management

Another important thing besides time management is email management. What is it?

It is about how to prioritize which email that is needed to reply ASAP or we can do later. This is crucial since as human being we would like to response quickly. No matter it is high priority or not.

Is it wrong? No. I do not think it is wrong. It is normal. We want to be considered as the responsive people. So we will follow up every inbox one by one without prioritization.

However the problem is we spend much time for just replying email as I mention before. Therefore, the best way to do is to sort every receiving message.

How I sort by giving flagship. Image by personal documentation

How? For the first step, I usually give remark for every unread email by giving flagship. If you use microsoft outlook, you will be familiar about this.

Giving flagship will help us to notice which ones is just information and need our response. In case for information, we can remove this flagship. Because we do not need to do anything.

But for every email that need our reply, we can sort again and divide into two category. The first is high priority and the second less priority.

For high priority, I usually reply them in the morning. I allocate an hour to read and reply high priority email. While for less priority, I will reply after lunch or before leave.

The example for high priority is such as customer complaint, follow up product registration and important task. While the less priority is all monitoring activities.

Overall, managing inbox email is essential part for increase our productivity. If we can manage this, it will avoid us from burn out or exhausted energy earlier. So we can spend much time for important-urgent task.

Menyederhanakan Aturan Mudik

Pemerintah melalui Satuan Tugas Penanganan Covid-19 akhirnya secara resmi memberikan izin mudik tahun ini. Dasarnya adalah Surat Edaran Nomor 16 Tahun 2022 tentang Ketentuan Perjalanan Orang Dalam Negeri Pada Masa Pandemi Coronavirus Disease 2019 (Covid-19).

Keputusan ini tentu disambut suka cita oleh masyarakat. Karena sudah dua tahun lebih, kita dilarang untuk berpergian mengunjungi orang tua, sanak saudara dan pulang ke kampung halaman saat hari raya idul fitri. Hal tersebut terpaksa dilakukan pemerintah untuk mencegah terjadinya gelombang kedua Covid-19.

Tetapi kondisi saat ini tidak sama dengan tahun lalu. Meskipun tetap masih ditemukan kasus harian Covid-19, jumlah kasus terinfeksi positif dalam tahap terkendali. Beberapa indikator lainnya misalnya Bed Occupancy Ratio (BOR) dan angka kesembuhan Covid-19 juga meningkat. Hal ini tentu tidak terlepas dari jumlah cakupan vaksinasi yang terus bertambah, baik vaksin pertama, kedua maupun lanjutan.

Berkaca dari pengalaman sebelumnya, pemerintah berusaha untuk mencegah terjadinya gelombang ketiga pasca mudik. Melalui surat edaran yang ditanda tangani oleh Ketua Satgas Covid-19 ini, ada sejumlah ketentuan-ketentuan yang wajib dipenuhi bagi masyarakat yang ingin melakukan perjalanan saat lebaran.

Adapun syarat yang harus dilakukan adalah sebagai berikut melaksanakan protokol kesehatan selama perjalanan misalnya memakai masker, menjaga jarak, menghindari kerumunan dan mencuci tangan. Ketentuan lain yakni syarat sudah vaksin lanjutan maka tidak perlu menunjukkan hasil swab antigen atau PCR sementara bagi yang telah mendapatkan vaksin pertama dan kedua wajib menunjukkan hasil negatif tes antigen atau PCR.

Sepintas memang tidak ada yang aneh dari ketentuan Pelaku Perjalanan Dalam Negeri (PPDN). Tapi jika diperhatikan lebih seksama, ada beberapa hal yang tampaknya kurang bisa atau bahkan sulit untuk diimplementasikan. Sebagai contoh mengganti masker setiap 4 jam.
Masker adalah benteng utama dalam mencegah penularan Covid-19. Jadi tentunya wajar penggunaan masker sebaiknya yang sesuai. Agar dapat secara efektif sebagai pencegahan bukan hiasan semata.

Hanya saja aturan mengganti masker dalam secara berkala setiap 4 jam, rasanya tidak bisa dilakukan. Sederhananya masker dibeli menggunakan dana pribadi masing-masing orang. Lantas jika diharuskan melakukan penggantian tiap 4 jam maka otomatis jumlah masker yang digunakan akan meningkat. Dan tentu saja uang yang dialokasikan untuk pembelian masker meningkat.

Contoh lainnya adalah tidak diperkenankan untuk berbicara satu atau dua arah baik melalui telepon maupun secara langsung sepanjangan perjalanan menggunakan moda transportasi umum. Coba bayangkan apakah kita bisa mengatur orang tidak boleh berbicara selama perjalanan selama berjam-jam?

Tentu hal tersebut mustahil untuk dipastikan pelaksanaannya. Bagi yang menggunakan moda transportasi udara dimana semuanya lebih mudah diatur dan waktu tempuh yang relatif pendek rasanya susah untuk melarang orang untuk mengobrol. Belum lagi isu ketersinggungan bagi yang ditegur karena bercakap sesama penumpang.

Terakhir yaitu aturan dilarang makan dan minum bagi perjalanan kurang dari 2 jam. Syarat ini bisa berlaku pada saat pagi hingga sebelum maghrib. Karena banyak yang berpuasa. Tetapi bagaimana jika berpergian pada malam hari. Kembali lagi yang saya jelaskan sebelumnya, ketentuan seperti ini susah untuk benar-benar diimplementasikan di lapangan.

Sebagian ketentuan-ketentuan yang sudah diatur dalam Surat Edaran tampaknya hanya bagus untuk sebagai arsip dokumentasi tetapi sulit untuk dilakukan. Oleh karena itu perlu perumusan ketentuan yang sekiranya dapat dilakukan. Hal ini dapat dicapai dengan kerja sama berbagai pihak dan lintas sektor.

Pemerintah dapat berkolaborasi dengan berbagai moda transportasi umum baik darat, laut maupun udara. Kolaborasi ini bisa berupa penyediaan fasilitas sarana prasarana dan pengawasan Standard Operating Procedure (SOP) selama perjalanan mudik.

Penyediaan fasilitas cuci tangan dan masker misalnya dapat menjadi syarat wajib yang harus dipenuhi bagi seluruh moda transportasi. Contoh PT KAI dengan membagikan masker gratis bagi seluruh penumpang dapat dijadikan rujukan bagi seluruh moda angkutan umùm.

Pembagian masker gratis bagi penumpang ini dapat diharapkan untuk mengganti masker secara berkala. Para penumpang tidak perlu merasa khawatir atau terbebani terkait adanya biaya tambahan untuk pembelian masker. Hal ini tentu secara tidak langsung dapat memaksimalkan penggunaan dari masker sebagai barrier utama pencegahan penularan Covid-19.

Sementara bagaimana untuk pengawasannya? Pengawasan implementasi aturan tersebut perlu kerja sama dengan berbagai instansi yang berwenang dan tentu saja pemilik moda transportasi umum.

Untuk pemantauan syarat apakah sudah divaksin atau belum dan ketentuan hasil uji swab dilakukan oleh instansi yang berwenang. Polri, dinas kesehatan dan TNI bertanggung jawab untuk pengecekan validitas kartu vaksin dan hasil swab antigen/PCR. Sementara pengawasan implementasi akan dibebankan kepada masing-masing moda transportasi. Hal ini untuk memastikan ketentuan selama perjalanan yang sudah disusun dapat dipatuhi oleh penumpang.

Puncak mudik masih akan terjadi beberapa minggu lagi. Artinya masih ada waktu untuk menyusun teknis aturan yang lebih 'membumi' lagi. Selain akan bagus secara dokumentasi dan tentu yang paling penting syarat yang sudah disusun benar-benar bisa diimplementasikan.

Tayang juga di https://thr.kompasiana.com/pradicta/62679cb43794d1387e29d4f2/menyederhanakan-aturan-mudik

Transformasi Majelis Ulama Indonesia

Baru-baru ini Kementerian Agama bersama dengan Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) mengumumkan perubahan logo halal yang baru. Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Badan Penyelenggara Jaminan Produk Halal (BPJPH) Nomor 40 Tahun 2022, logo halal baru akan menggantikan logo halal yang saat ini digunakan dan telah lama dikenal oleh masyarakat.

Namun bukan apresiasi yang didapat tetapi surat edaran tersebut malah menimbulkan polemik di tengah masyarakat. Bahkan diskursus pro dan kontra terkait logo halal yang baru menjadi trending topik di jagat dunia maya. Ada begitu banyak opini yang berkembang meskipun tentu saja lebih banyak proporsi yang mencibir terkait keputusan ini. 

Setidaknya ada tiga poin yang menjadi dasar kritik para netizen. Alasan pertama adalah mengenai desain logo halal baru yang dianggap kurang mencerminkan nuansa islami. Hal ini disebabkan karena tulisan 'halal' tidak dapat terbaca jelas. 

Banyak warganet mencoba untuk membandingkan logo halal yang saat ini dengan yang baru. Label halal yang baru diresmikan oleh Kemenag ini dianggap kurang clear dalam merepresentasikan kata 'halal' yang menjadi pegangan masyarakat muslim. Hal ini juga berbeda dengan label halal dari berbagai negara dimana meskipun ada berbagai motif dan desain tetapi tetap meng-highlight tulisan 'halal' tersebut. Langkah tersebut diambil agar memudahkan masyarakat untuk mengetahui status kehalal dari suatu produk karena kata tersebut dapat terbaca dengan jelas.

Isu selanjutnya adalah label halal yang baru dianggap terlalu merepresentasikan kebudayaan Jawa atau Jawa Sentris. Polemik ini muncul disebabkan label halal menyerupai motif wayang yang notabene adalah kebudayaan dari Jawa. Bentuk label halal Indonesia memiliki motif Surjan atau Lurik Gunungan pada wayang kulit yang berbentuk limas dan lancip keatas. Motif ini melambangkan kehidupan manusia.

Pemilihan motif ini tentu sedikit banyak bertolak belakang dengan asas Islam Nusantara yang menjadi visi Kemenag. Motif kaligrafi yang dipilih tidak menggambarkan Islam secara universal. Karena Indonesia terdiri dari banyak suku, adat dan budaya dimana tidak hanya terpusat di Jawa saja. Oleh sebab itu motif yang digunakan seharusnya lebih universal dan mudah dipahami oleh masyarakat.

Kritik terakhir yakni mengenai urgensi dari penggantian label halal. Sebagian masyarakat menganggap saat ini tidak ada perlunya untuk mengganti logo halal yang saat ini digunakan. Masyarakat sudah lebih mengenal betul bahwa label halal adalah logo bulat bewarna hijau, terdapat tulisan halal dan disekeliling lingkaran ada tulisan Majelis Ulama Indonesia. 

Banyak isu yang sebenarnya dianggap jauh lebih prioritas dibandingkan dengan penggantian label halal yang baru. Sebagai contoh kenaikan biaya haji dan pelaksanaan ibadah haji dan umroh tahun ini. Kedua isu tersebut dirasa jauh lebih penting untuk dipikirkan bagaimana solusinya jika dibandingkan dengan penggantian label halal. 

Namun sejatinya perubahan label halal tidak serta merta dapat dimaknai hanya penggantian label saja. Perubahan label halal merupakan salah satu bukti bahwa saat ini Pemerintah yang diwakili oleh Kemenag mulai untuk mentransformasi peran dari Majelis Ulama Indonesia (MUI). Hal ini yang tidak banyak diketahui oleh masyarakat. 

Sebelumnya MUI bertanggung jawab dalam pelaksanaan Sistem Jaminan Halal di Indonesia. Bentuk tanggung jawabnya adalah mulai dengan memberikan pelatihan mengenai bagaimana mengembangkan Sistem Jaminan Halal, mengawasi setiap proses produksi untuk memastikan tahapan prosesnya menggunakan bahan yang halal, mengatur label halal yang berlaku dan mengeluarkan sertifikat halal. 

Hanya saja semenjak dikeluarkannya Undang-undang Nomor 33 tahun 2014 tentang Jaminan Produk Halal, BPJPH merupakan lembaga yang bertanggung jawab untuk mengatur implementasi jaminan produk halal. Bukan lagi dari MUI. Hal ini termasuk dalam menetapkan logo halal. 

Kementerian Agama tidak serta merta menghilangkan sepenuhnya peran dari MUI. Apalagi selama ini MUI lah yang mengatur, merumuskan hingga mengontrol sistem jaminan halal di Indonesia. Oleh karena itu Kemenag hanya mengubah peran MUI saat ini menjadi 3M yaitu mengawasi, membimbing dan mengeluarkan fatwa halal.

Majelis Ulama Indonesia tetap bertanggung jawab dalam proses pengawasan sistem jaminan halal. Salah satu bentuknya adalah melakukan pengawasan implementasi SJH bagi yang sudah memiliki sertifikat halal. Apalagi Kemenag saat ini mewajibkan seluruh industri terkait produk halal untuk tersertifikasi halal.

Tetapi yang sedikit berbeda nantinya adalah MUI tidak memiliki tanggung jawab dalam mengembangkan SJH. Peran tersebut termasuk didalam BPJPH. Yang perlu digarisbawahi, BPJPH sebaiknya tetap melibatkan setiap proses review SJH bersama-sama dengan MUI. Hal ini dikarenakan MUI telah berpengalaman bertahun-tahun dalam merumuskan SJH.

Peran kedua yakni MUI memiliki peran dalam memberikan supervisi terhadap lembaga auditor yg terpilih nantinya. Supervisi ini berupa pelatihan sebagai auditor mengenai SJH. Karena nantinya yang akan melakukan àudit SJH tidak hanya dari MUI saja tetapi melainkan dari berbagai lembaga audit yang telah disetujui oleh BPJPH.

Terakhir adalah MUI merupakan satu-satunya lembaga yang menerbitkan fatwa halal tetapi tidak berwenang untuk mengeluarkan sertifikat halal. Sertifikat halal nantinya akan dikeluarkan oleh BPJPH sementara fatwa halal merupakan tanggung jawab dari MUI. Inilah satu-satunya peran MUI yang tidak akan tergantikan karena MUI memiliki expertise dibidang tersebut.

Sekarang bisa kita pahami bahwa perubahan logo halal yang baru tidak hanya semata-mata penggantian logo. Akan tetapi hal tersebut merupakan satu langkah justifikasi transformasi identitas Majelis Ulama Indonesia dalam Sistem Jaminan Halal Indonesia. 

Tayang juga di https://www.kompasiana.com/pradicta/6247f97cbb4486473d095a02/transformasi-majelis-ulama-indonesia